כולנו מכירים את ההסבר הפשוט למילה "תפקיד”. מתוך הצצה למילון, תפקיד, זה עיסוקו המוגדר של אדם במסגרת כלשהי. ברור לכולנו שתפקיד זה עיסוק אבל בואו נתעכב רגע על המילה מוגדר. כל אחד מאיתנו ממלא כמה וכמה תפקידים בחייו. תפקיד בעבודה אותו אנו ממלאים במהלך השבוע, בין היתר, לצורך פרנסתנו. לצד זה, אנחנו מחזיקים בתפקידים נוספים: אנחנו הורים, בני זוג, חברים, שכנים, נהגים על הכביש ועוד…
מהי הגדרת תפקיד?
האם לכל תפקיד כזה יש הגדרה? ולמה חשוב בכלל להגדיר את התפקיד? ניקח לדוגמא את תפקיד הנהג. רובנו שותפים ברמה היומית לפעולת הנהיגה. דמיינו נהג שתפקידו אינו מוגדר – נשמע מסוכן… ובכל זאת, רק לצורך המחשה. אותו נהג עם תפקיד לא מוגדר, ייכנס לאוטו וייסע בכל דרך ואופן שמתחשק לו. הוא יוכל להתעלם מפניות אסורות וסימני אזהרה בדרך, ינהג במהירות שיבחר ללא התאמה לנתיב דרך בו נוהג, יוותר על עצירות הכרחיות ויסכן עוברים ושבים בדרך. אגב, הוא לא אשם, הכול נעשה בתום לב רק כי תפקידו כנהג לא הוגדר. זה כמובן מקרה קיצון שמטרתו לחדד את חשיבות הגדרת התפקיד.
למזלנו, תפקיד הנהג מוגדר. מורה הנהיגה מגדיר לנו את כללי הנהיגה, מה מותר ומה אסור, מבחן התיאוריה מלמד אותנו ציות לתמרורים שמנחים אותנו לכללי התנהגות בכביש, חוקים ותקנות שמתעדכנות מידי פעם מאפשרים לכל הנהגים ולסובבים מיעוט סיכונים ונהיגה מוצלחת.
אנחנו יודעים על מה אתם חושבים עכשיו… "לא תמיד הגדרת תפקיד הנהג מחייבת שהנהג פועל על פי ההגדרה…” ואתם צודקים! כך גם במקומות העבודה. עובד ללא הגדרת תפקיד יפעל מתוך תחושות, אינסטינקטים ועל פי תפיסתו הבלעדית של הארגון וצרכיו – בהעדר הגדרת תפקיד ייתכן פער גדול בין העשייה של אותו עובד לבין המצופה ממנו ואלה יגררו אחריהם מתחים ותסכול משני הצדדים.
מטרת הגדרת התפקיד
מטרת מסמך הגדרת התפקיד הינה הגדרת הדרישות, המשימות והתוצאות הנדרשות מבעל התפקיד. בגדול, יצירת תיאום ציפיות ברור ובהיר. הגדרת התפקיד תאפשר לממלא התפקיד לפעול בצורה ממוקדת ויעילה ותמנע התפזרות ובזבוז זמן על דברים שאין בהם צורך.
איך זה נראה?
הגדרת התפקיד הינו מסמך כתוב עליו חותמים, כאות הסכמה, הן בעל התפקיד והן מנהלו הישיר. המסך ינוסח באופן לוגי ויכיל סעיפים כגון:
- ייעוד התפקיד – מהות התפקיד וחשיבותו בארגון.
- כישורים הכרחיים למילוי התפקיד – מיומנויות ויכולות.
- תחומי אחריות – פעולות ומשימות במסגרת התפקיד.
- אתגרים בתפקיד – משימות מורכבות במיוחד, פרויקט שנמצא בתהליך.
- מדדי הצלחה – על מה אני נמדד ומה היעדים שבאמצעותם נגדיר "הצלחה”.
- ממשקי עבודה – מול אילו גורמים וצוותים יעבוד בשת”פ ומול מי ידווח על עשייה.
מתי מגבשים הגדרת תפקיד?
קליטת עובד חדש לחברה – עם כניסתו של עובד חדש לחברה וכחלק מתהליך הקליטה שלו, יינתן לו מסמך הגדרת תפקיד. העובד יתרשם מצידו על הסדר והארגון בחברה ויקבל תחושה ממשית של משמעותיות. מבחינת מנהלו הישיר, נעשה תיאום ציפיות והבהרות בניהם ובכל מונע בהמשך הצהרות כגון "לא אמרו לי…” ו "לא ידעתי…”.
- ארגון מחדש – החלטתם לעשות שינוי ארגוני? לשנות את מבנה ומערך התפקידים בחברה? זו הזדמנות מצוינת ליישר קו ולתאם ציפיות חדש. הגדרות תפקידים מעודכנות יהיו תרומה מצוינת לכך.
- מצב קיים – אנחנו נפגשים ביום יום עם הרבה חברות וארגונים. בחלקם יש ארגון וסדר שהרבה ממנו נובע מהגדרת התפקידים הקיימת בחברה, אך בחלקם יש הרבה מתחים וכעסים הן מצד ההנהלה והן מצד העובדים. אלה נובעים מתסכול משותף של שני הצדדים שמקורו בחוסר תיאום ציפיות בניהם. אנו ממליצים מאוד לקבל החלטה לייצר הגדרות תפקיד במסגרת הקיים – השיחה סביב הגדרת התפקיד תהווה גם הזדמנות ליישור קו ויציאה לדרך חדשה עם תובנות והבהרות.
הגדרת תפקיד יכולה להיות דינאמית, היא תשתנה בהתאם לשינוי בצרכי הארגון.
הגדרת תפקיד – דגש חשוב מאוד
חשוב מאוד לבנות את הגדרת התפקיד מתוך הצורך האמיתי של הארגון. הגדרת התפקיד צריכה לשרת את הארגון בצורה הטובה ביותר והיעילה ביותר.
מאחורי כל ממלא תפקיד נמצא אדם. טעות נפוצה הינה בניית הגדרת תפקיד על סמך כישרונות ויכולות או העדר כישרונות ויכולות של אדם ספציפי. אחת ההנחיות החשובות שאנו נותנים בבניית הגדרת תפקיד, היא לעשות חשיבה שאינה פרטנית, שאינה משויכת לאדם ספציפי – בין אם כבר ממלא את התפקיד בארגון לבין אם מדובר במועמד חדש לתפקיד. לאחר שתבנה הגדרת תפקיד ניתן יהיה לפתח חשיבה ולבחון התגמשות או וויתור וגם זה יעשה על בסיס זיהוי WIN מנגד.
אנחנו נשמח לסייע ולתת מהידע והניסיון הרב בבניית הגדרות תפקיד גם אצלכם בחברה.
תהליך הליווי עם Simple שווה לך כסף. הרבה כסף.
לקוחות
